เทคนิคการสื่อสารเพื่อการทำงานแบบ WFH

เทคนิคการสื่อสารเพื่อการทำงานแบบ Work From Home (WFH)

ในช่วงที่ลดการทำงานที่ออฟฟิศ แล้วทำงานที่บ้าน หรือ work from home (WFH) มากขึ้น การสื่อสารระหว่างทีมงานเป็นปัจจัยที่สำคัญมาก เพื่อให้ทีมงานมีความเข้าใจตรงกัน ทำงานในทิศทางเดียวกัน และงานสำเร็จตามแผน/เป้าหมายที่วางไว้ 

ในแง่การสื่อสาร องค์ประกอบสำคัญของการสื่อสาร คือ 3V ได้แก่

1. Visual ภาษากาย มีผลต่อการสื่อสารถึง 55% ภาษากาย เช่น สีหน้า แววตา ท่าทาง 

2. Vocal น้ำเสียง มีผลต่อการสื่อสารถึง 38% ลักษณะของน้ำเสียงเช่น น้ำเสียงดัง เบา ก็แสดงถึงความมั่นใจที่แตกต่างกัน 

3. Verbal คำพูด ประโยคที่พูด มีผลต่อการสื่อสารเพียง 7% 

ดังนั้นเมื่อทำงานแบบ WFH การสื่อสารของเรา เมื่อเราส่งสาร (พูด) ไปแล้ว เราจะรับสารกลับ การรับสารก็จะขาดการมองเห็นภาษากาย จึงทำให้ประสิทธิภาพของการสื่อสารลดลง เช่น หากเราคุยงานกับลูกน้องโดยเจอหน้ากัน เรารับสารด้วยการสังเกตสีหน้าของลูกน้องได้ว่าเขาเข้าใจ เช่น ภาษากายพยักหน้า หรือเขาไม่เข้าใจ เช่น มีภาษากายคิ้วชนกัน เป็นต้น แต่เมื่อทำงานแบบ WFH เราจะไม่เห็นหน้าเวลาที่คุยกับเขา หากเราใช้การโทรคุย เราก็จะรับสารได้ด้วยการฟังน้ำเสียงซึ่งมากกว่าการรับรู้แต่คำพูด (เช่น พิมพ์ไลน์คุยกัน รับรู้ได้แค่คำพูดเท่านั้น) น้ำเสียงจะบ่งบอกว่าเป็นความรู้สึกเชิงบวก หรือเชิงลบต่อเรื่องที่เราสื่อสาร เขามีความมั่นใจต่อเรื่องนั้นมากน้อยแค่ไหน หรือหากเรามีความสัมพันธ์ที่ดีต่อทีมงาน และใช้การสื่อสารแบบ 2 ทาง (2 way communication) ร่วมด้วย คือ ให้อีกฝ่ายมีส่วนร่วมในการสื่อสาร แลกเปลี่ยนมุมมอง หรือความคิดเห็น ก็จะช่วยให้เข้าใจอีกฝ่ายได้ดียิ่งขึ้นค่ะ 

นอกจากนี้เราสามารถเลือกช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร เช่น 

• การแจ้งให้ทราบ สามารถสื่อสารด้วยการพิมพ์ส่งข้อความทางอีเมลล์ หรือไลน์ 
• ต้องการความร่วมมือจากผู้อื่น ควรสื่อสารในรูปแบบที่เป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง ให้อีกฝ่ายสามารถโต้ตอบได้ เช่น การโทรคุย หรือ VDO call คุย เพื่อให้ได้ยินเสียงอีกฝ่าย หรืออาจเห็นหน้าด้วย จะได้เข้าใจความคิด ความรู้สึกของอีกฝ่าย และปรับการสื่อสารหรือจูงใจได้
• สื่อสารกับคนจำนวนมาก (มากกว่า 2 คนขึ้นไป) หรือมีเนื้อหา/รายละเอียดที่สำคัญ ควรเป็นรูปแบบของ VDO conference ที่มีสไลด์ เพื่อแสดงเนื้อหาที่สำคัญ ทำให้ผู้ฟังสามารถติดตามเนื้อหาได้ง่าย และทุกคนเปิดกล้องเพื่อให้ผู้พูดเห็นว่าผู้ฟังสีหน้าเป็นอย่างไร และให้โอกาสผู้ฟังในการถาม หรือเสนอความคิดเห็น เป็นต้น หัวใจสำคัญที่ขาดไม่ได้เลย คือ การใส่ใจคนฟัง ว่าเขาตามทันไหม มีมุมมอง/ความคิดเห็นอย่างไรค่ะ มิฉะนั้นสารที่เราสื่ออาจไปไม่ถึงคนรับสารได้ค่ะ
• ต้องการระดมสมองหาไอเดีย ควรเป็น VDO conference มีคนกลางในการชวนระดมสมอง และมีคนกลางอีกคนพิมพ์สรุปใส่สไลด์ หรือเขียนลงใน whiteboard ของ application ที่ใช้ประชุม เช่น zoom แล้วคอยแชร์เป็นระยะๆ โดยหลักการสำคัญของการระดมสมอง คือ การหาไอเดียให้ได้มากที่สุดก่อน แล้วค่อยมาจัดหมวดหมู่ แล้วคัดเลือกอีกทีค่ะ

ลองนำไปปรับใช้ดูนะคะ โดยเริ่มจากการประเมินว่าปัจจุบันการสื่อสารของเรากับทีมมีความเข้าใจตรงกันและมีประสิทธิภาพมากน้อยเท่าไหน ให้คะแนน 1-10 (โดย 10 คือ สื่อสารได้ดีมาก เข้าใจตรงกัน ร่วมมือกันดี และ 1 คือสื่อสารได้ไม่ดีเลย เข้าใจผิดบ่อยๆ)

จากนั้นวิเคราะห์ดูนะคะ ว่าอะไรที่เป็นสาเหตุของความผิดพลาดของการสื่อสาร เช่น เป็นการบอกอย่างเดียว ไม่ได้เป็นการสื่อสาร 2 ทาง (ไม่ได้ให้อีกฝ่ายแสดงความคิดเห็น/ถาม) หรือ ขาดการสังเกตน้ำเสียง หรือมีรายละเอียดเยอะ แต่ไม่มีสื่อ/สไลด์ให้คนฟังติดตามเนื้อหา เป็นต้น

เมื่อเจอสาเหตุแล้ว ลองปรับดูนะคะ 

เป็นกำลังใจให้กับทุกท่านนะคะ ขอให้ WFH อย่างมีประสิทธิภาพ มีความสุข และสุขภาพแข็งแรงค่ะ

อ.ก้อย :)